Современные системы электронного документооборота или просто ЭДО являются неотъемлемым элементом ИТ-инфраструктуры. Их основное предназначение заключается в обеспечении оперативной и надежной передаче документации с помощью интернета. При этом отсутствует необходимость предоставления дубликатов в бумажном виде. Электронный документооборот позволяет повысить эффективность деятельности коммерческих организаций и отечественных предприятий. Инновационные технологии способствуют незамедлительному решению задач во внутреннем управлении, межведомственном взаимодействии и сотрудничестве с населением.

Актуальность и необходимость обмена электронными документами

Современные компании все чаще предпочитают использовать систему электронного документооборота «Диадок». Именно благодаря ей удается обмениваться юридически значимой документацией между разными компаниями. В востребованной системе имеется необходимый набор возможностей, который позволяет полноценно работать с любой электронной документацией.

Схема работы Диадок

    Перечислим функции системы:

  • — создание и обмен электронными документами (подписываются электронно-цифровой подписью);
  • хранение и поиск необходимой документации (повышенный уровень сохранности);
  • формирование и отправка периодической отчетности в различные контролирующие органы;
  • работа с контрагентами (поиск и проверка для установления контакта);

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) должна обязательно присутствовать на передаваемых документах в системе. Для генерации ЭЦП принято использовать сертифицированные средства криптографической защиты, которые выдаются специальными удостоверяющими центрами. Важно заметить, что действующим законодательством определены виды документов, которые хранятся в бумажном виде. К примеру, налоговые органы обязуют своих плательщиков хранить бумажные счета-фактуры с целью принятия установленных сумм НДС к вычету.

    К характерным особенностям системы Диадок относят:

  • взаимодействие практически со всеми бухгалтерскими программными комплексами;
  • круглосуточная техническая поддержка;
  • юридическая значимость электронной документации;
  • наличие многопользовательского режима и т.д.

В ближайшем будущем планируется заработает функция роуминга, благодаря которой удастся установить соединение со всеми крупными операторами в электронном документообороте нашей страны. Таким образом, независимо от оператора контрагента, обмен данными будет происходить по аналогии работы в одной системе.

    По состоянию на начало 2016 года роуминг в системе Диадок работает со следующими операторами:

  • Директум
  • Аргос
  • Э-Ком Рус
  • Корус Консалтинг
  • НТЦ СТЭК
  • Компания Тензор
  • НУЦ
    Со следующими операторами процесс заключения роумингового соглашения находится на стадии согласования или работает в тестовом режиме:

  • EDISOFT
  • Такском
  • ТаксНет
  • Калуга Астрал
  • CISLink
  • Криптэкс
  • Электронный экспресс

ВНИМАНИЕ!!! Акция от Диадок на безлимитный тариф!

Отправляйте сколько угодно документов в течение 2 месяцев бесплатно. Акция для новых клиентов Диадок, которая позволит вам два месяца бесплатно отправлять любое количество юридически значимых электронных документов в адрес всех ваших контрагентов.

Причины популярности системы электронного документооборота

Сбербанк e-invoicing Не менее эффективной системой с повышенной безопасностью для передачи различных документов является сбербанк e-invoicing. При подключении организации к системе, должностное лицо подписывает заявление относительно присоединения к регламенту использования электронной подписи (ЭП). Таким образом, компания признает электронные подписи своих специалистов наравне с их собственноручными подписями в исходящих документах.

    Перечислим основные преимущества системы сбербанк e-invoicing:

  • высокая скорость получения документации с уменьшением ошибок и трудоемкости в целом;
  • получение оперативных ответов на запросы заказчиков;
  • выставление неформализованного документа;
  • быстрое и качественное принятие решений;
  • простой и интуитивно понятный интерфейс.

Система гарантирует обмен электронными счетами-фактурами, они внедряются для работы с каждым контрагентом. В автоматическом режиме осуществляется проверка их содержания на соответствие требованиям действующего законодательства. Выставление электронного счета позволит ускорить процесс сотрудничества с клиентами или поставщиками компании, способствуя тем самым прибыльной деятельности. Предусмотрена возможность добавления комментариев, сохранение истории статусов, быстрого поиска в архиве и архивирования документации в одном месте.

Всем клиентам выдают средство криптозащиты, электронная подпись обязательно должна присутствовать на документации. Подключение к системе осуществляется достаточно быстро, в установке дополнительных программ и применения IT-настроек нет никакой необходимости. Таким образом, эффективность использования систем электронного документооборота доказана на деле. Согласно прогнозам экспертов, экономия по сравнению с «традиционным» способом ведения дел в отдельных случаях может достигнуть 10-кратных размеров за каждый документ.

Подключиться к системе Диадок




Похожие темы: